社会保険の新規適用の手続き (健康保険・厚生年金保険新規適用届)

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ひとり社長の場合でも、法人であれば、厚生年金保険と健康保険の加入が、法律で義務づけられています
そのため、会社を設立しましたら、すぐに、社会保険の新規適用の手続きを行う必要があります。
日本年金機構の年金事務所に、社会保険の新規適用の手続きを行うと、自動で、厚生年金保険と健康保険の両方への加入手続きが1回で、できます。

電子申請もできるのですが、電子申請する場合には、事前に「GビズID」などの電子申請するための登録を行う必要があります。
この登録がまた、法人の印鑑証明書の原本を添えて、郵送して登録してもらうと言う、最初の部分は郵送が必要でして、その手続きにも数日要します。
そのため、法人を新規設立した際の「社会保険の新規適用の手続き」(健康保険・厚生年金保険新規適用届)は「郵送」にて行いました。




なお、役員報酬が低い場合には、そもそも、報酬から差し引き(天引き)ができないため、社会保険に入りたくても、断られます。
具体的には月額1万4千円以下くらいの報酬設定だと難しいようです。
小生の場合には、初年度の法人の売上は低く見積もっているため、高給にそもそもできないのですが、今回、役員報酬は月額8万円に設定することにしました。
8万円の場合、源泉所得税が不要です。
※8万8千円未満の給与には源泉所得税がかからない。
また、社保も一番安い金額で加入することができます。
なお、会社の役員の場合、儲かったから、その月は報酬を上げたとしても、それは、会社の控除対象になりません。
役員報酬は、年に1回しか変更できないのが原則ですので、念のため、付け加えさせて頂きます。

役員報酬を月8万円に設定した場合で、東京の場合ですが、社会保険料は40歳から64歳までで健康保険料が約9000円、厚生年金が約16000円となります。
実際には、社会保険料の半額を個人で負担しますので、個人負担額は健康保険で約4500円、厚生年金で8000円と言う事になります。




健康保険・厚生年金保険新規適用届

添付書類としては下記の通りです。

法人(商業)登記簿謄本(コピー不可) 1通
法人番号指定通知書等のコピー 1通

この「法人番号指定通知書等のコピー」は、国税庁の「法人番号検索サイト」で、設立した会社の情報を検索し、その結果内容をプリンターで印刷したものが、公的に有効となっていますので、印刷するだけで大丈夫です。

PDF版はプリンターで印刷して、手書きすればOKです。
別途、Excel版もあります。
エクセルだと、大部分は入力できて、自宅のプリンターで印刷すれば良いのですが、その申請書に、会社所在地の「略地図」を入れる必要がありました。
略地図は、手書きでも良いのですが、ソフトを使ってjpegにして、エクセルに挿入しました。
これまた面倒な作業です。

分かりにくいのは、結局「社会保険の新規適用の手続き」以外に、会社で働いている人がいることの申請「被保険者資格の取得の届出」(健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届)が、別途必要だと言う事です。

(参考) 健康保険・厚生年金保険適用関係届書・申請書一覧

この「被保険者資格の取得の届出」をしないと、ひとり社長の健康保険証が、頂けないと言う事になります。




ただ、この「被保険者資格の取得の届出」(健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届)も、健康保険・厚生年金保険新規適用届の提出時に「同時」に行えますので、2種類の申請書を提出(郵送)しましょう。

健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届

文言がわかりにくく、私も嫌いなところですが、上記の健康保険・厚生年金保険新規適用届は、適用される会社としての書類でして、この健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届は、働いている個人の書類とご理解願います。
ひとり社長の場合でも、その働いている人に該当しますので、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届の提出が必要です。
自分以外に扶養家族がいる場合、収入が低い奥さんや、子供などがいる場合には、家族も健康保険などに入らないと、適切な医療の享受になりませんので、同時に申請してください。
記載する箇所が多くて、面倒なのですが、上記の健康保険・厚生年金保険新規適用届と、一緒に郵送すればOKです。
ただし、不備があると、書類が戻ってきますので、記載漏れがないか、よく確認してください。

健康保険被扶養者(異動)届

被保険者(ひとり社長)に扶養者がいる場合に提出が必要になる書類です。

私の場合、家族を扶養とするため、同時に「健康保険被扶養者(異動)届」も提出しました。
この健康保険被扶養者(異動)届には、添付書類として下記の書類が必要です。

戸籍謄本もしくは住民票の写し 1通
健康保険被保険者証(該当の被扶養者(扶養家族)のもの)
※被保険者(ひとり社長)の健康保険被保険者証は不要です。

ただし、個人のマイナンバーをきちんと明記していて、事業主が確認したと言うチェックを入れれば、添付書類は省略できます・

扶養者の年間所得が103万円以下の場合は「課税(非課 税)証明書」の添付書類は不要で、確認欄に〇をつけるだけでOKです。

Excelで入力すると、一部の数字(郵便番号など)てせ、ゼロ(0)の数字が反応しない(入力しても消えてしまう)ことがありますので、〇も含めて、不適切なところは、ボールペンで記載したりします。

以上、「健康保険・厚生年金保険新規適用届」と「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」「健康保険被扶養者(異動)届」の書類一式を、まとめて年金事務所に郵送しました。
銀行口座があれば「健康保険厚生年金保険 保険料口座振替納付(変更)申出書」も一緒に提出したいところですが、まだ、無いので、納付書にて銀行などより現金にて納付する予定です。




ちなみに、事業主が、事業主負担分と被保険者負担分をあわせた保険料をまとめて、協会けんぽに納付します。
保険料の納付は、協会けんぽの場合、年金事務所から納入告知書が毎月送付されますので、翌月末までに毎月の保険料を銀行や郵便局などにて、現金で納めます。
電子納付(Pay-easy)する方法も取れますので、振替でなくても、支払い期限さえしっかり守れば良いでしょう。

なお、バーチャルオフィスの場合、貸住所に納入告知書(支払い書類)が、下旬に届いて、その月の最後の日まで、スケジュール的にタイトな場合がありますので、下旬に連休などがある月や2月は、速やかな郵便物転送などに注意願います。

事実発生から5日以内

社会保険の手続きは、事実発生から5日以内と定められています。
事実発生と言うのは、法人設立日のことになりますが、当然、5日以内なんて無理でした。

小生の場合、法人の設立日が6月11日(法務局での受付日)です。
その後、法務局で登記が完了したのが、6月17日で、法人番号の通知「法人番号指定通知書到着」が郵送で届いたのが6月19日です。
この時点で、すでに7日経過していました。
そして、手続きは郵送など、家から出ない事にこだわっていますので、添付書類として必要な、法人(商業)登記簿謄本の郵送取得申請を行ったのが、6月23日です。

このように、受付してもらえないと言う事はないようですので、ご安心願います。

結果的に

手続きの複雑さから、最初は、社労士さんにお願いしようと思ったのですが、結果的に、社会保険(健康保険・厚生年金) 新規加入手続きの一式は、自分で郵送手続き致しました。
結論から申し上げれば、問題なく完了しています。

とにかく、入力事項が多いのですが、協会けんぽにあるExcelに入力して、入力できない箇所は、プリンターてせ印刷してから手書きで入れたりして、印鑑を押し、添付書類(上記記載)と一緒に、レターパック・ライトにて、発送致しました。
提出書類が多いので、クリアファイルに書類を入れて、レターパック・ライトにしています。

受理後、協会けんぽからの保険証の発送は、日本年金機構での審査確認(登録処理)完了日の2営業日に発送手続き(出荷)となります。
特定記録郵便で届きます。
郵便ポストに投函されるタイプ(受領印不要)ですので、不在していても大丈夫ですし、バーチャルオフィスでも、通常は問題なく受け取れるはずです。

そのあと、健康保険証が作られます。
私の場合、郵送で書類を年金事務所に送った日から、16日後に、ようやく、健康保険証を手にできています。




新しく健康保険証ができたから、それで、手続きがおしまいではありません。
私の場合、国民健康保険の脱退手続きが待っていました。




国民健康保険の脱退手続き

小生の場合、国民健康保険から会社の健康保険(社会保険)への加入(変更)となりましたので、国民健康保険の脱退手続きが必要となりました。
会社や健康保険組合(協会けんぽ)などが、脱退手続きをしてくれるわけではありませんので、個人のレベルにて、必ずご自分で、国民健康保険の脱退手続きを、住んでいる市町村の窓口で、手続きする必要があります。
今回、この脱退も「郵送」にて市役所(区役所)に送って手続きしました。

郵送で必要な書類は下記のとおりです。

国保異動届(届書は郵送用)
新たに交付された健康保険証コピー (協会けんぽの保険証コピー)
古い国民健康保険証 (回収となります)

扶養家族がいる場合には、家族全員のが必要です。

手続きをする期限は、会社の健康保険(社会保険など)に加入した日以降14日以内と定められていました。
しかし、前述のとおり、そもそも、会社の設立登記が法務局で大幅に遅れており、14日以内は無理でした。

なお、脱退手続きをした翌月に税額を再計算した納税通知書が自宅に届きます。
その変更の通知書が届くまでに、納期限を迎える納付書は、既に手元にある税額で納付が必要とのことですので、忘れずに納付はしましょう。




実際に再計算した納税通知書が届いたのは、脱退手続きをした翌月の中旬でして、だいぶ日数を要しましたので、途中で「ちゃんと手続き進んでいるか?」心配になったくらいです。
それによると、前月末に支払いした分から、一部(約2万円)が支払い過ぎと言う事で、還付するとあります。
ただし、その還付通知書は、また、後日に郵送されるそうです。
1回で済まないところ、やはり、お役所仕事といったところでしょうか?

国民年金の脱退手続き

年金も、国民年金から厚生年金に代わります。
ただし、厚生年金に加入したとき(第2号被保険者になったとき)や、第2号被保険者に扶養されている配偶者(第3号被保険者)に変わった時は、自動で手続きが行われますので、会社として届け出をしていれば、個人での手続きや、追加での脱退手続きなどは不要です。
手続きさえ通っていれば、厚生年金の請求書も、健康保険とまとめた額で、自動で会社の住所に届きます。

なお、国民年金と厚生年金の支払い重複があった場合には、自動で2ヶ月後くらいに「国民年金保険料過誤納額還付・充当通知書」という書類が年金事務所より個人宅に郵送されます。
その案内に従い、支払い過ぎている分は、還付されます。
例えば、国民年金を年払いしている場合などには、厚生年金に入った月以降の分が還付されます。
私の場合では、約3週間後くらいに、日本年金機構から、払いすぎている分の還付に関して、書類が届きました。
返金を受ける銀行口座などを記載して、同封されている封筒で発送すればOKです。
ただし、3ヶ月以上経過しても、書類が届かない場合には、年金事務所に聞いてみて頂ければと存じます。
個人レベルでの確定申告時には、実際に支払いした額を記載(控除)すると言う事になります。

厚生年金保険と健康保険(社会保険)最初の支払い

上記でも少しご説明しておりますとおり、最初の支払いは、自動で月末に納付書が、会社住所に届きます。
6月中に手続きした場合、だいたい7月22日か23日頃に配達になるかと存じます。
その用紙にて、郵便局の貯金窓口など、金融機関の窓口から、月末までに現金で納付(支払い)します。
ペイジー対応の銀行口座をお持ちであれば、Pay-easyにて支払いもできますので、とても便利です。
バーチャルオフィスの方は、すぐに転送してもらわないと、支払い期限に間に合わないケースが出てきます。
特に、月末に連休がある場合などには、ご注意願います。
なお、ペイジーも使えます。
※個人事業などで、国民年金と国民健康保険に入っている場合には、それぞれ個別に支払いが生じていましたが、協会けんぽ+厚生年金の場合、請求はまとめて1通での支払いとなります。

以後、毎月、20日頃に納付書が発行・郵送開始されて、その月末までに支払うと言うパターンの繰り返しとなります。
納付期限までに社会保険料を納めなかった場合には、延滞金が課される可能性があるため、注意が必要です。

以上の手続きの一環で「年金手帳」(冊子)が必要なのかな?と、一生懸命、探して用意していたのですが、マイナンバーで補っているのか?、年金手帳の出番は最後までありませんでした。

会社設立後に必要な手続き【ひとり社長・1人創業・ひとり法人】