ひとり社長の会社を新規設立するにあたりまして、バーチャルオフィス(貸住所)を先に探しておりましたら、貸住所の新規契約時に、新規法人設立の書類なども作れてしまい、更にセットで割引も受けられると言うキャンペーンがありました。
一人会社の設立登記申請は完全オンライン申請がおすすめ (法務局)などを使って、自分の力で登記する方法もあります。
しかし、別途、申請書類を作れて、公証人役場も行政書士さんが、事実上「無料」で、手続きしてくれると言うサービスになっているため、そのバーチャルオフィスのキャンベーンを利用させて頂きました。
まずバーチャルオフィスの選び方ですが、ポイントは、登記できる住所のビル(建物)が、そのバーチャルオフィスが自己所有している物件か？どうかです。
バーチャルオフィスが借りている賃貸オフィスなどですと、その契約が切れると、住所が移転してしまうと言う可能性があります。
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その場合、当然、法人登記している住所も、変更する必要性が生じてきて、その都度、法務局への手続きや手数料もかさんでしまいます。
バーチャルオフィスが自分で所有している建物であれば、突然、移転すると言う可能性が軽減できますので、長く、利用できると言う事にになります。
契約までの流れ的には、下記のような感じです。
まずは、個人の実印を登録している印鑑証明書を、市役所(区役所・町役場)などに、取りに行く。
私の場合、予備も含めて3通の印鑑証明書を取りました。(合計900円)
マイナンバーカードがあれば、コンビニのコピー機からも、印鑑証明書(個人)を所得できます。
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次に、バーチャルオフィスへ新規申請して、審査を受けました。
個人の信用レベルで審査を受ける形になります。
この審査の段階では、印鑑証明書と運転免許証(表・裏)をスマホで撮影した写真が必要です。(要するにコピー)
そして、審査に受かったら、最初支払う料金をクレジットカード(個人)で決済すると、使って良い住所(登記に使える住所や電話番号)がわかります。
そのあと、説明に従って、行政書士のサイトに登録して、会社設立のための情報を入力して行きます。
電子定款は、ほぼ、自動で、定款が作成されると言う感じでした。
私の依頼先では、行政書士さんが、公証人役場にも行ってくれると言うお任せパターンです。
お任せだと2週間くらいの時間を要するのが欠点ですが、まぁ、手数料無料のような状態ですので、面倒な作業などが大きく軽減でき、ぜんぜんありがたいです。
なお、手続き方法などは、バーチャルオフィスによって、多少異なりますので、違う点があるとはご理解願います。
選ぶ際の注意点
バーチャルオフィスも、様々な業者さんが営業されています。
実際に利用してみないと、内情・実情が分かりにくい点も多いです。
私が利用しているバーチャルオフィスさんは、対応などは、非常に良いほうです。
ただし、郵便の扱いでは不満が残ります。
例えば、私が利用しているバーチャルオフィスでは、郵便の転送も、特に指示しなくても、金曜日にまとめて、ヤマト運輸のネコポスで郵便物を転送してくれて、土曜日には当方の自宅に届きます。
また、月に3回まで、臨時で、すでにネコポスなどで発送してもらえるよう指示ができ、翌日に届きます。
郵便物が届くと、メールも送信され、ブラウザ上で、何が届いているか？も確認できて、指示も送信できるので、出張先からも随時対応可能で、とても便利です。
また、郵便物転送の切手代などは、基本料金に含まれていますので、非常に素晴らしいと思います。
ただ、到着した郵便物を、すぐに転送してくれるわけではないのです。
当方が契約しているバーチャルオフィスでは、朝9時までに届いた郵便物(事実上、前日に届いた郵便物)を、15時データとしてUPされ、17時までに指示すれば、その日の夕方に転送(臨時出荷)してくれて、翌日には自分に届きます。
要するに、タイムラグが、最低でも中1日(配達されてから3日目の受取)になってしまうのです。
大きな(契約者がたくさんいる)バーチャルオフィスほど、処理件数が多いので、このように遅くなる傾向があるようです。
また、土日祝は、バーチャルオフィスが休みですので、金曜日に配達があった郵便物は、月曜になって知ることができ、早くて火曜日の受取となり、この場合、配達されてから4日目の受取になってしまうです。
もちろん、連休や、夏季休業(お盆休み)もありますので、その間は、更に受け取れない期間が増えます。
例えば、毎月20日頃に郵送される社会保険の請求書(支払い用紙)は、その月の月末までに支払う必要があります。
しかし、月末に連休がある月で、曜日も悪いと、30日までに転送で受け取れない可能性がある月も、出てしまうのです。
あと、もうひとつ、簡易書留を、直接、バーチャルオフィスでは受け取ってもらえないなど、郵便物の受取で一部制限があります。
簡易書留や宅配便は「不在通知」は、受取って頂けるのですが、受け取りサインが必要なものは、すべて受け取って頂けません。
現金書留や、内容証明郵便などを受け取れないと言うのは、理解できるのですが、簡易書留くらいは、受け取ってもらうことができないと、結構、不便です。
これが、銀行口座のキャッシュカード受取や、クレジットカードの受取などになりますと「転送不要」の郵便物のため、とても不便でして、不満が残ります。
ヤマト運輸の転送不要も受け取ってもらえないとの事でして、もちろん、自社で、事務所を借りれば、そんな懸念も不要なのですが、あえて、貸住所を利用しているため、贅沢は言えませんが・・。
ただの簡易書留であれば、バーチャルオフィスに指示することで、郵便物を自宅に転送してもらえます。
ただし「転送不要」になっていると、これが、できないようでして、受け取りに重大な支障が出るのです。
バーチャルオフィスによっては、簡易書留や、転送不在郵便も、受け取ってもらえるとこがあったり、転送も、その日に届いたのを、すぐに転送可能なところもあります。
ただし、その転送の切手代などが、実費や別料金が必要だったり、基本料金に含まれているなど、様々ですので、選ぶ際にはよく確認できると良いです。
以上のように、貸住所を利用したら、どのような郵便物が発生するのか？まで、事前によく理解したうえで、その懸念が無いか？、申込前に質問・確認してから、バーチャルオフィスを利用されると良いかと存じます。
